AI로 직장 업무를 효율적으로 — 지금 당장 쓸 수 있는 방법들

AI가 업무에 도움이 된다는 말은 많이 들었는데, 막상 내 일에 어떻게 접목하는 건지 잘 모르겠다는 분들이 많다. IT 업계가 아닌 일반 직장인도 지금 당장 쓸 수 있는 방법들이 생각보다 많다.

이메일 작성 — 생각보다 많이 쓰인다

업무 이메일 작성에 AI를 쓰는 사람이 빠르게 늘고 있다. 특히 영어 이메일이나 공식적인 어조가 필요한 경우에 효과가 크다.

방법은 간단하다. "해외 거래처에 납품 일정이 2주 늦어진다는 내용으로 사과 이메일 영어로 써줘. 정중하게"라고 입력하면 초안이 나온다. 그대로 쓰는 게 아니라 상황에 맞게 조금 수정해서 쓰는 식으로 활용하면 된다. 처음부터 쓰는 것보다 초안을 다듬는 게 훨씬 빠르다.

국문 이메일도 마찬가지다. 민감한 내용을 담은 이메일을 쓸 때, 어조가 너무 직접적이지 않은지, 오해를 살 표현이 없는지 AI에게 한 번 검토해달라고 하는 용도로도 쓸 수 있다.

회의록 정리 — 대략 적어두고 AI에게 구조화

회의 중에 메모해둔 내용이 두서없이 늘어져 있을 때 AI를 쓰면 빠르게 정리된다. 대략적으로 적어둔 내용을 AI에게 붙여넣고 "보기 좋은 회의록 형태로 정리해줘. 결정 사항, 담당자, 다음 할 일을 나눠서"라고 하면 구조화된 문서가 나온다.

회의록만 아니라 강의 노트, 세미나 메모, 책 읽으면서 적어둔 것들도 마찬가지로 정리할 수 있다.

긴 문서 요약 — 읽기 전에 핵심 파악

30페이지짜리 보고서를 처음부터 읽어야 할 때, 전체를 복사해서 AI에게 넣고 "이 보고서의 핵심 주장과 주요 수치 5가지만 뽑아줘"라고 하면 훑어볼 수 있는 요약이 나온다. 읽을지 말지 판단하거나, 발표 전에 빠르게 내용을 파악할 때 유용하다.

단, 중요한 계약서나 법적 문서에서 AI 요약만 믿으면 안 된다. 세부 내용에서 놓치는 부분이 생길 수 있어서, 이런 문서는 AI는 방향만 파악하는 용도로 쓰고 실제 내용은 직접 읽는 게 맞다.

발표 자료 구성 — 아이디어에서 목차까지

발표 자료를 처음 만들 때 제일 막히는 게 "어떤 순서로 구성하지?"다. 발표 주제와 청중을 설명하고 AI에게 목차 초안을 요청하면 구성의 방향을 잡는 데 도움이 된다. 완성된 목차를 받는다는 개념이 아니라 출발점을 잡는 용도로 쓰면 효과적이다.